Encargo de tratamiento

Este anexo regula el tratamiento de datos personales que FACTUMATIC TECHNOLOGIES, S.L. («Factumatic») realiza por cuenta de sus clientes al prestar el servicio, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Forma parte de los términos del servicio y se aplica desde el alta en el servicio y mientras dure la suscripción.

1. Papeles de cada parte

• Si eres autónomo: tú eres el responsable del tratamiento de los datos que incorporas al servicio — los de tus clientes y proveedores, contenidos en tus facturas y gastos — y Factumatic es tu encargado del tratamiento.
• Si eres gestoría: respecto de los datos de tus clientes actúas como encargada del tratamiento (o como responsable, según tu relación con ellos), y Factumatic actúa como subencargado, con estas mismas obligaciones.

La vinculación entre un autónomo y su gestoría no es una cesión de datos a un tercero: la gestoría accede a los datos dentro de la propia plataforma, con la autorización que el autónomo concede al vincularse y que puede revocar en cualquier momento. Los datos no se entregan ni se copian fuera: permanecen en los servidores de Factumatic.

2. Objeto, naturaleza y finalidad

Factumatic trata los datos únicamente para prestar el servicio descrito en los términos: capturar y leer documentos, emitir facturas, llevar los libros, remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria cuando el cliente emite bajo VeriFactu, y dar soporte a la relación entre el autónomo y su gestoría. Las instrucciones del responsable son las funcionalidades del servicio: Factumatic no trata los datos para ningún otro fin, y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

3. Tipos de datos y categorías de interesados

• Interesados: los clientes y proveedores del autónomo, y las personas de contacto que figuren en los documentos.
• Datos: identificativos y de contacto (nombre, NIF, dirección, correo, teléfono) y datos económicos contenidos en facturas, gastos y libros. El servicio no está pensado para categorías especiales de datos (artículo 9 RGPD) y el cliente se compromete a no incorporarlas.

4. Obligaciones de Factumatic

• Tratar los datos solo conforme a este anexo y a la configuración que el cliente hace del servicio.
• Garantizar la confidencialidad: las personas autorizadas a tratar datos están sujetas a un deber de secreto.
• Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 RGPD: cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento de los datos de cada cliente, control de acceso, copias de seguridad y registro de actividad.
• Asistir al responsable en la atención de los derechos de los interesados y, en lo que proceda, en las obligaciones de los artículos 32 a 36 RGPD.
• Notificar al cliente, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad de las que tenga conocimiento y que afecten a sus datos.
• Poner a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir auditorías, con preaviso razonable y sin acceso a datos de otros clientes.

5. Subencargados

El cliente autoriza de forma general los siguientes subencargados. Cualquier cambio se comunicará con antelación razonable, con posibilidad de oponerse:

6. Dónde están los datos

Todos los datos se alojan y se procesan en la Unión Europea, en la región eu-south-2 (España) de Amazon Web Services. La única excepción es el canal de WhatsApp: su uso puede implicar transferencias fuera de la UE — en particular a Estados Unidos — amparadas en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y en cláusulas contractuales tipo. Si el canal no se usa, los datos no salen de la UE.

7. Fin del encargo

Al terminar la suscripción, Factumatic suprime los datos tratados por cuenta del cliente, salvo lo que deba conservarse por obligación legal — en particular los registros de facturación y los plazos de conservación fiscal y mercantil. Antes de la supresión, el cliente puede llevarse sus datos en los términos de la sección «Salida con tus datos» de los términos y de la política de privacidad.